Lettera di presentazione: come renderla efficace

Molti pensano che la lettera di presentazione sia qualcosa di arcaico, poco utile e del tutto desueto.

Ovviamente non è affatto così. La lettera di presentazione è uno strumento di grandissima utilità per rendere la tua candidatura funzionale a dare ai selezionatori proprio ciò che stanno cercando.

Nella mia esperienza pluriennale come HR e Selezionatore ho valutato decine di migliaia di candidature (ad oggi mentre scrivo sono a circa 61.181 cv valutati). Posso dirti che soltanto al’ 20% di questi era allegato un messaggio che facesse capire davvero il perché dovessi cliccare sul cv per dargli una chance.

Solo il 20% su decine di migliaia di candidature.  Non sto dicendo che il restante 99% dei candidati senza una lettera di presentazione non sia stato valutato. Ma posso serenamente dirvi che l’80% di chi è andato avanti nell’iter di selezione e poi assunto risiedeva proprio in quel 20%.

Quindi?

Quindi è necessario cambiare approccio per costruire una lettera di presentazione che parli il linguaggio delle aziende raccontando l’unicità della tua storia e del tuo profilo.

L’utilità della lettera di presentazione

La lettera di presentazione viene chiamata anche cover letter, lettera di motivazione o lettera di accompagnamento.

Ci sono tanti, troppi, modi per definire la lettera di presentazione. Quello che serve subito sapere fare oggi è una mail!

D’altronde non potrebbe essere diversamente, visto che il mondo del lavoro funziona solo con le email che devono essere veloci, coincise e di facile lettura.

La lettera non è quindi una vera e propria lettera da strutturare come una missiva. La sua funzione principale è quella di enfatizzare le tue capacità e competenze.

Tutto deve essere immediato, rapido. Funzionale a veicolare un messaggio utile all’interlocutore che la leggerà.

La lettera di presentazione/motivazione deve presentare il tuo profilo come idoneo a valutazione. Un profilo allineato e coerente all’annuncio per il quale ti stai proponendo e motivante nel veicolare il tuo “perché-come-cosa”.

Ne parlo in numerose mie lezioni pubblicate sulla community Jobhero di Guglielmo Dragotta (puoi accedere cliccando qui).

Lo schema che ti suggerisco di utilizzare per redigere una lettera che susciti interesse e porti a contattarti è il seguente:

1. Posizione ricercata da ricalcare (spiegazione e motivazioni)
2. Fattore critico di successo + ponti
3. Risultati e numeri
4. Call to action al curriculum vitae
5. Congedo + citazione + contatti

Non preoccuparti: approfondiremo tra pochissimo ognuno dei seguenti punti quindi continua a leggere!

Il curriculum non basta

I numeri non mentono mai e l’80 % dei candidati non ha ancora compreso che il Curriculum Vitae da solo non basta.

Il Curriculum Vitae è l’elemento più amato, odiato, incompreso, inflazionato e ricercato su google da chi cerca lavoro. Se ne parla molto e male.

Ci sono leggende, convinzioni errate e falsi miti sul curriculum che devono essere necessariamente sfatati per raggiungere l’obiettivo di ottenere un colloquio di lavoro.

Per fare in modo che la tua candidatura venga presa in esame e valutata positivamente dovrai costruire un ecosistema di informazioni valide e funzionali che ti rendano differente dalla moltitudine dei candidati.

Un ecosistema è costituito da più elementi che insieme creano sinergie che accrescano il tuo valore ed il tuo posizionamento.

Il curriculum è certamente uno degli elementi, ma non certo l’unico elemento.

Uno degli elementi è certamente la Lettera di presentazione, che prepara l’interlocutore a ciò che leggerà sul Curriculum.

La lettera di presentazione infatti introduce, presenta, anticipa i punti salienti. Crea interesse, unisce razionale ed emozionale per portare l’interlocutore ad una call to action chiara: cliccare sul tuo cv, leggerlo attentamente prendendosi la briga di conoscerti davvero.

Può esserti utile approfondire il dietro le quinte della selezione e di quali siano gli step per rendere il tuo curriculum super efficace leggendo questo articolo.

Come strutturare una lettera di presentazione

Come anticipato, ecco lo schema da utilizzare per redigere una lettera di presentazione efficace. Considera ognuno dei punti come un paragrafo da scrivere per comunicare chi sei, cosa sai, cosa fai, come lo fai, perché lo fai e perché potresti essere utile più di altri candidati:

1. Posizione ricercata da ricalcare (spiegazione e motivazioni)
2. Fattore critico di successo + ponti
3. Risultati e numeri
4. Call to action al curriculum vitae
5. Congedo + citazione + contatti

Adesso avremo modo di approfondire ogni singolo punto così da costruire una lettera efficace e davvero memorabile.

1.Posizione ricercata da ricalcare (spiegazione e motivazioni)

Le primissime cose da scrivere nel testo della lettera di presentazione sono le informazioni contenute nell’annuncio di lavoro.

Non dobbiamo inventare nulla di strano o eccessivamente creativo. Bisogna dare immediata dimostrazione pratica di essere coerenti alle richieste indicate nella job description dell’annuncio di lavoro, così da non far perdere tempo al nostro indaffarato interlocutore.

Quindi una volta letto, studiato e interpretato l’annuncio di lavoro (come spiego qui) dovrai applicare la sempre efficace TECNICA DEL RICALCO per costruire la presentazione SPECCHIO perfetta.

Possiamo definire la tecnica del Ricalco come la riproduzione, anche pedissequa, degli atteggiamenti e delle caratteristiche dell’interlocutore allo scopo di entrate in sintonia con lui.

Questa tecnica la spiego di continuo ai miei allievi e può essere utilizzata tanto nella comunicazione orale (durante il colloquio telefonico o in presenza) quanto all’interno del curriculum vitae o ancora nella lettera di presentazione.

Praticamente ti consiglio di padroneggiare la Tecnica del Ricalco usandola in ogni singolo step dell’iter di selezione, non te ne pentirai.

Lo scopo è sempre quello: favorire la ricezione del messaggio e, se possibile, orientare chi ci ascolta agli obiettivi di chi sta parlando.

La tecnica si basa su un principio:

Il simile rassicura, tranquillizza, ispira fiducia e batte i lettori automatici degli ats.

Nessuno può negare che sia così, dal momento che corrisponde a una caratteristica tipica dell’animo umano.

Cosa ne pensi?

In questo primo paragrafo quindi il tuo compito sarà ricalcare quanto indicato nell’annuncio per rassicurare, ispirare fiducia e tranquillizzare chi leggerà spiegando, argomentando e dimostrando sin da subito le tue reali intenzioni. Svelando qualcosa di intimo e utile di te.

Non scrivere cose del tipo:

 “Buongiorno Dott. X la contatto perché da sempre sono interessato alla sua azienda X grazie alla  mia passione per Y che da sempre mi motiva a fare Z”

Non servirebbe a nulla. Finiresti ancora per costruire frasi fatte standard e impersonali che non parleranno davvero il tuo linguaggio né faranno capire chi sei davvero e quali sono le tue reali e profonde motivazioni.

Spiega davvero cosa ti muove all’azione, quali siano i tuoi driver, cosa ti abbia folgorato tempo fa facendoti intraprendere proprio quella strada che hai intrapreso tra altre mille.

2. Fattore Critico di Successo + Ponti

Il Fattore critico di successo è quell’elemento che differenzia il candidato mediocre che procede per tentativi e chi invece conosce i propri punti di forza.

Ho creato questo modello per permetterti di focalizzarti su te stesso.
E’ un modo per scoprire e portare alla luce il tuo speciale FATTORE CRITICO DI SUCCESSO (FCS).

Presentati al mondo (e alla community di JobHero) rispondendo in modo onesto e puntuale ad ognuna delle domande dei 5 cerchi.

Chi sei

• Qual è la tua storia? Il tuo background?
• Quali eventi ti hanno portato ad essere la persona che sei oggi?
• Quali scelte hai fatto per arrivare dove sei attualmente?
• Quali emozioni provi?
• Quali aggettivi ti caratterizzano di più?
• Cosa pensano di te gli altri?
• Se gli amici ti dovessero descriverti cosa direbbero di te?

Cosa sai

• Qual è il tuo percorso di studi?
• Perché hai studiato quello che hai studiato?
• Perché non hai continuato gli studi (o perché invece si)?
• Oltre allo studio “tradizionale” (scolastico o accademico) studi per conto tuo? (frequenti corsi privati, tutorial youtube, coursera, udemy etc.)

Cosa fai

• Di cosa ti occupi?
• Come trascorri la tua giornata lavorativa?
• In che modo trascorri il tuo tempo libero?
• Hobby e passioni sono importanti e non vanno sottovalutate
• La tua giornata tipo di quali attività si compone?
• Descriviti attraverso ciò che fai

Come lo fai

Tra il dire e il fare c’è di mezzo il mare MA è importante non soltanto FARE ma spiegare il COME lo si fa.

• In che modo gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti?
• Hai utilizzato software? Strumenti e tools vari per il tuo scopo?
• Adotti una strategia specifica per ottenere ciò che vuoi?
• Qual è la tua tecnica?
• Dimostra con numeri oggettivi o con informazioni concrete e inoppugnabili che hai raggiunto quei risultati.
• Focalizzati sul percorso che intraprendi per portare a casa il punto.

Cosa ti piace fare

In moltissimi parliamo di ciò che facciamo o ci etichettiamo con il ruolo asettico che ricopriamo MA spesso non esprime nulla.

Non aggiunge niente di noi e di certo non è affatto scontato che ciò che facciamo nell’arco delle giornate ci piaccia davvero.

In questo cerchio devi ragionare su ciò che realmente ti piace fare DAVVERO.

• Cosa ti soddisfa, cosa ti appaga, cosa ti strappa un sorriso, cosa ti piace fare prima di andare a dormire dopo una giornata pesante per il gusto di farlo.
• Cosa ti fa star bene?

L’intersezione dei 5 cerchi darà vita al tuo FCS!

E’ come una specie di super potere che viene fuori da questa riflessione approfondita di TE.

Il tuo FCS deve essere trovato e poi allenato per permetterti di creare un vero VANTAGGIO COMPETITIVO all’azienda per la quale ti proporrai.
Il fattore critico di successo (FCS) è un elemento necessario al candidato per realizzare la sua missione: essere assunto!
Non dovrai scrivere un papiro, questo esercizio molto approfondito ti servirà a condensare in seguito il tuo FCS in poche righe.

Comincia a rispondere alle domande e il Fattore Critico di Successo arriverà.

Il Fattore Critico di Successo da solo non basta. Deve andare a braccetto con la costruzione di quelli che chiamo “PONTI”.

Sai di cosa sto parlando? Cosa intendo per PONTI?

I ponti sono quei collegamenti che uniscono due elementi apparentemente anche distanti.
I ponti fanno da LINK tra quello che scrivi, pensi e dici e quello che davvero è e può essere utile all’azienda.

Servono ad argomentare, spiegare e dimostrare che quello che stai raccontando è vero, autentico e credibile, degno di essere ascoltato e di fiducia oltre che di utilità rispetto ciò che serve all’azienda.

Ti faccio un esempio:

Immagina che il tuo Fattore Critico di Successo sia di riuscire a convincere gli altri a fare ciò che proponi e che tu sia molto bravo in questo.
Immagina adesso di scrivere nella tua lettera di presentazione quello che ho appena scritto.
Non servirebbe a nulla. Sarebbero le solite parole vuote. Perché il selezionatore dovrebbe fidarsi di te e di ciò che dici? Pensaci.

Gli servono degli indizi.

Il tuo compito grazie alla costruzione dei “ponti” sarà svelare il primo indizio, il secondo ed il terzo così che il tuo interlocutore abbia così una PROVA che spieghi e dimostri che quanto dici è veritiero e utile.
Puoi usare aneddoti brevi e ben confezionati per avvalorare la tua tesi.

3. Risultati e numeri

A tal proposito ci vengono in soccorso anche RISULTATI e NUMERI così da rendere inattaccabile la tua presentazione.

Perché serve inserire anche numeri e risultati?

Perche rendono ancora più oggettiva la tua presentazione. I numeri fanno questo effetto, parlano un linguaggio universale.
Pensaci: un conto è dire che sei un abile venditore ed un conto è mettere giù dei numeri e risultati concreti:

“Sono un venditore capace (detto dai miei precedenti datori di lavoro: Tizio, Caio e Sempronio). In ognuna delle aree commerciali assegnatemi sono riuscito ad essere operativo e produttivo entro 30 gg dall’assunzione contro i 60 gg medi per entrare nel ruolo. Così facendo, ho prodotto un incremento sul fatturato in media del 33% sui clienti storici consolidati, portando uno sviluppo della zona su clienti negativi del 56% ed una fattura media più alta del 10% rispetto ai 1.340 sales che eravamo nell’ultima azienda”

Ovviamente è tutto perfezionabile ed ho scritto velocemente questo esempio. Ma è per farti capire la forza oggettiva dei numeri. Attenzione sempre a contestualizzare i numeri e i risultati raggiunti rispetto a benchmark interni ed esterni così da accrescerne ancora l’impatto.

4. Call to action al curriculum vitae

Ricorda sempre che tutto quello che stai veicolando come messaggio nella lettera di presentazione ha il solo scopo di incuriosire e far leggere attentamente il tuo curriculum vitae. QUINDI non dimenticare di rimandare al curriculum vitae allegato o comunque abbinato alla tua candidatura.

Puoi trovare tu la formula più corretta per dirottare l’attenzione sullo scoprire il cv.

Se pensassi alla lettera di presentazione come il trailer di un film alla fine ricorderesti di andare a vedere il film  nelle sale cinematografiche il giorno x.

Crea una formula diretta e professionale che rimandi al documento che hai appositamente allegato.

A secondo dello stile comunicativo dell’azienda (formale, informale, old style etc.) potresti essere più o meno originale, più o meno provocatorio con affermazioni o veri e propri slogan che dirottino l’attenzione del tuo interlocutore sullo SCOPRIRE DI PIU’ di cosa TU puoi offrire all’azienda dopo questo “assaggio” scoppiettante!

5. Congedo + citazione + contatti

Non c’è bisogno, spero, che ti dica come sia idoneo congedarsi. Ciò che voglio suggerirti è di utilizzare a conclusione della tua lettera di presentazione una frase o citazione che riassuma bene quello che hai detto fino a quel momento, che incarni la tua filosofia professionale, che parli un linguaggio del tutto simile a quello dell’azienda per la quale ti candidi.

Immagina di candidarti per un’azienda come Disney: concludi con una citazione famosa di Walt Disney.

Immagina di candidarti per un’azienda padronale dove sono alla quarta generazione di imprenditori: utilizza il motto della famiglia e spiega brevemente perché l’hai fatto inconsciamente tuo negli anni.

E così via.

Ah… non dimenticare in calce alla lettera i tuoi contatti corretti!

Bene, spero di cuore che questo articolo ti sia stato utile.
Ti ha avvicinato un po’ di più al tuo obiettivo di vivere la vita professionale?

Mi piacerebbe tantissimo conoscere la tua opinione. Sapere se ti è piaciuto, se inizierai presto ad utilizzare il Metodo.

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Per me significherebbe davvero molto. Grazie di cuore!
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